Integración de Power Apps, Excel (Xlsm/Xlsx) Sharepoint y Power Bi con sincronización de datos

Desde el área de Supply Chain de PepsiCo Perú buscamos un especialista en Microsoft Power Apps, Power BI, Excel y SharePoint para implementar una solución de integración y sincronización de datos entre archivos de Excel y una aplicación desarrollada en Power Apps. El objetivo del proyecto es mejorar el registro y control de tiempos de procesos operativos del área de logística y almacén mediante herramientas digitales integradas.

Contexto del proyecto
Actualmente contamos con un archivo Excel en formato XLSM que contiene macros y lógica operativa utilizada por el equipo. Este archivo se encuentra almacenado en SharePoint y forma parte del flujo de trabajo del área.

Para permitir la integración con Power Apps, se requiere crear una arquitectura que permita registrar información desde una aplicación sin perder la funcionalidad de las macros existentes.

Estructura de la solución
La solución deberá considerar lo siguiente:

• Mantener el archivo Excel original con macros en formato XLSM como archivo principal.
• Crear una copia estructuralmente idéntica en formato XLSX.
• El archivo XLSX será la fuente de datos utilizada por Power Apps.
• Ambos archivos permanecerán alojados en SharePoint.

Integración con Power Apps
Se requiere implementar la lógica necesaria para que Power Apps registre o modifique información en el archivo XLSX.

Esto permitirá que los usuarios registren horas u otros eventos operativos mediante botones o formularios dentro de la aplicación. El archivo xlsx funcionará como capa de integración entre la aplicación y el archivo xlsm.

Sincronización entre archivos
La solución debe implementar un mecanismo robusto de sincronización entre ambos archivos.

• Cuando Power Apps registre información en el archivo xlsx, los cambios deberán replicarse en el archivo xlsm.
• Cuando el archivo xlsm sea actualizado por macros o modificaciones internas, dichos cambios deberán reflejarse también en el archivo xlsx.
• Ambos archivos deben mantenerse sincronizados en todo momento.

Control técnico y manejo de errores
La implementación debe contemplar controles técnicos para asegurar estabilidad y confiabilidad del sistema:

• Manejo de errores durante los procesos de sincronización.
• Prevención de bucles de actualización entre xlsx y xlsm.
• Gestión adecuada de eventos de actualización para evitar sobrescrituras o inconsistencias.
• Consideración de posibles bloqueos temporales de archivos en SharePoint.
• Garantizar que las macros del archivo XLSM no se vean afectadas por la sincronización.

Actualizaciones automáticas del XLSM
El archivo XLSM se actualiza periódicamente mediante macros. Cualquier cambio generado por estas macros deberá reflejarse también en el archivo XLSX para garantizar que Power Apps consulte siempre información actualizada.

De igual forma, la información registrada desde Power Apps en el xlsx deberá reflejarse posteriormente en el archivo xlsm.

Integración con Power BI
En una fase posterior del proyecto se requiere trasladar la visualización existente del archivo XLSM hacia Power BI. Es importante aclarar que no se trata de desarrollar el dashboard desde cero, sino de replicar en Power BI la estructura visual y lógica del archivo Excel actual.

El objetivo será construir un dashboard en Power bi que mantenga una visualización equivalente a la del archivo xlsm, permitiendo además optimizar algunos aspectos de análisis, visualización y automatización de datos.

Asimismo, se espera que la actualización de datos pueda gestionarse de manera automatizada, potencialmente mediante Power Automate u otros mecanismos disponibles dentro del entorno de Microsoft.

Calidad de la implementación
Se espera una solución estable, eficiente y bien estructurada. El especialista deberá evaluar y proponer alternativas técnicas si existe una opción más robusta para lograr la sincronización requerida dentro del entorno de SharePoint, Excel, Power Apps y Power BI.

Documentación del proceso
Todo el proceso de implementación deberá ser documentado desde el inicio mediante notas técnicas y grabaciones del proceso de desarrollo.

La documentación debe explicar la arquitectura implementada, la lógica utilizada y los mecanismos de sincronización, de modo que el equipo de Supply Chain de PepsiCo pueda gestionar, mantener y actualizar la solución posteriormente.

Condiciones del proyecto
Si te encuentras en la capacidad de implementar lo solicitado, el presupuesto estimado para esta implementación es de 400 USD.

Si estás de acuerdo con el alcance y las condiciones, podemos comenzar inmediatamente, ya que se requiere que la implementación esté lista lo antes posible.

Asimismo, una vez finalizado este proyecto, se brindará acceso a futuros proyectos relacionados con automatización y analítica de datos. Esto implica formar parte de nuestra cartera de contractors y del grupo de consultores con los que trabajamos regularmente en el área de Supply Chain de PepsiCo.