Coordinador de Proyectos y Operaciones - Optimización Flujo de Trabajo Ia y Herramientas de Gestión

Necesitamos ayuda con experiencia en manejo de proyectos y administración para optimizar y automatizar el flujo de trabajo de nuestra empresa, integrando inteligencia artificial, automatizaciones y herramientas de gestión de proyectos. El objetivo principal es establecer un sistema robusto para el seguimiento de proyectos, desde la firma del contrato con el cliente hasta la finalización completa del proceso. Esto incluye la gestión de la compra de materiales, dar seguimiento a tareas, asegurar que el equipo suba fotos y documentación, coordinar por slack para permisos, coordinar con el supervisor de campo, y mantener actualizado el estado de cada proyecto, la asignación eficiente de tareas al equipo, el monitoreo del progreso y la garantía de que todos los hitos se cumplan de manera oportuna. Buscamos mejorar la eficiencia operativa y la visibilidad de cada proyecto. Se valorará la experiencia con plataformas como ClickUp y la integración con calendarios como Outlook Calendar o Google Calendar, así como la capacidad de identificar y proponer otras aplicaciones que puedan potenciar nuestra productividad. Proveer adiestramiento para que podamos utilizar las diferentes herramientas.
Las responsabilidades iniciales seran las siguientes pero no se limitan a:
fase 1: inicio del proyecto
1. Crear el Proyecto Maestro:
- Analizar nuestras operaciones para crear el flujo de trabajo en clickup o herramienta similar.
- Al recibir la notificación de proyecto nuevo, crear una "Tarea" principal en ClickUp para el cliente (ej: "Instalación - Casa Familia López").
- Usar una "Vista de Lista" con un checklist maestro predefinido para no olvidar ningún paso.

2. Recopilación de Documentos:
- Asignarse la tarea: "Solicitar documentos, fotos y la información correspondiente"
- Subir los documentos a la sección de archivos de la tarea principal.

fase 2: planeación y logística
3. Gestión del Diseño:
- Crear una subtarea: "Encargar planos a EngiPartners".
- Establecer comunicación con engipartmers y dar seguimiento hasta recibir los planos.
- Subir los planos finales a ClickUp o herramienta similar
- Asegurarse que los planos y la información coorespondiente fuera enviada a los diferentes canales necesarios

4. Lista de Materiales:
- Crear una subtarea: "Generar lista de materiales final".
- Una vez aprobada, crear una tarea dependiente: "Comprar/Preparar materiales" y asignarla a la persona correspondiente.
- Crear subtarea "checklist de materiales" para que el día del proyecto los empleados no se les quede nada (uno de los problemas mas repetitivos que tenemos)

5. Agenda y Permisos:
- Coordinar con el Supervisor la fecha de instalación y reflejarla en el "Calendario" de ClickUp y demás herramientas necesarias.
- Gestionar la subtarea: "Solicitar Aprobación LUMA", con recordatorios para dar seguimiento.
- Gestionar tareas para cualquier otro permiso necesario si aplica

fase 3: supervisión en tiempo real (instalación)

6. Seguimiento Visual con Fotos:
- Asegurarse de que el Supervisor y el equipo suban las fotos de avance directamente en las subtareas correspondientes de ClickUp (ej: en la subtarea "Instalación ").
- El Coordinador verifica las fotos contra los estándares de calidad.

7. Comunicación Centralizada:
- Usar la sección de "Comentarios" de cada tarea para todas las comunicaciones sobre ese proyecto. Esto elimina los WhatsApp y guarda el historial.
- Ej: "la foto X no muestra los labels necesarios, favor corregir."

fase 4: cierre y facturación

8. Verificación Final:
- Asegurarse de que el checklist maestro en ClickUp esté 100% completo, incluyendo "Fotos Finales" y "Checklist de Comisionamiento".

9. Facturación:
- Marcarla tarea "Generar Factura Final" como completada una vez enviada.
- Si surgen trabajos adicionales, crear una nueva tarea "Facturación Extra" y vincularla al proyecto principal.


fase 5: análisis

10. Reportes Semanales:
- Usar la "Vista de Tablero (Kanban)" en ClickUp para ver todos los proyectos en sus distintas etapas.
- Para su reunión con el Ing. Torres, filtrar por "Etapa: Instalación" y "Fecha de Vencimiento: Esta Semana" para tener un reporte instantáneo.

11. ÚLtimo y más importante, utilizar su conocimiento y experiencia para optimizar los procesos de nuestra empresa, implementar automatizaciones y el úso de IA lo mas posible para evitar olvidos y errores humanos. Recomendar el uso de programas o aplicaciones, metricas, etc para reducir tiempo y optimiazar recursos. Asistir al Ing. Torres en cualquier otra tarea que sea necesario.