Criação de Crm personalizado no Notion

Preciso desenvolver um CRM personalizado no Notion para o meu escritório.
1) Os clientes entram em contato conosco, mas não enviam todos os documentos de uma vez, motivo pelo qual precisamos colocá-los no CRM e executar nosso fluxo;
2) Precisamos criar um banco de dados para cadastro de clientes. Temos muitos clientes que retornam ao escritório, então não é necessário cadastrá-lo toda vez que ele retorna com um novo caso. Ou seja, um mesmo cliente pode ter mais de 1 processo com temas ou partes adversas diferentes;
3) Ainda assim, é preciso identificar cada caso de forma simplificada. Normalmente, nomeamos o caso com o nome do cliente principal versus a empresa principal;
4) Além disso, temos processos em que há litisconsórcio ativo, ou seja, um cliente tem mais pessoas junto com ele no mesmo processo;
5) Atualmente usamos uma planilha com várias abas em que vamos acompanhando a fase de preparação dos documentos deste cliente. Ela servirá como norte para a configuração do Notion;
6) Enquanto o cliente não manda todos os documentos (inclusive procuração e contrato) ele fica no funil de vendas, sendo necessário fazer várias cobranças diárias de envio dos documentos.
7) Quando o cliente manda o contrato e os documentos, ele sai dessa planilha e vai para outra, para triagem dos documentos e posteriormente elaboração do caso.