Desarrollo de Sistema Integral de Gestión para Cobro, Facturación y Control de Envíos de Paquetería

La idea es crear un sistema que automatice todo el proceso de cobro, facturación y control de nuestros envíos de paquetería, ya que actualmente recibimos información muy variada de distintos proveedores y muchos procesos son manuales.

El sistema debe ayudarnos a ordenar, validar, facturar, cobrar y reportar, reduciendo errores y tiempos operativos.

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1. Carga y lectura de archivos Excel de proveedores

Nosotros recibimos soportes de cobro en Excel de diferentes empresas de mensajería (Estafeta, FedEx, DHL, etc.).
Cada empresa manda su archivo en un formato distinto.

Lo que necesitamos es que:
    •    El sistema permita subir archivos Excel, aunque cada proveedor tenga un formato diferente.
    •    El sistema identifique automáticamente a qué servicio y a qué cliente corresponde cada guía, usando reglas previamente definidas (relación proveedor → servicio → cliente).

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2. Emparejamiento de información

Una vez que se sube el Excel del proveedor:
    •    El sistema debe emparejar las guías del proveedor con nuestras guías internas.
    •    El sistema debe validar que:
    •    No se esté cobrando una guía duplicada.
    •    No se esté cobrando una guía que ya fue cobrada anteriormente.

Para esto, el sistema debe contar con una base de datos histórica de guías, que permita llevar el control de todo lo ya facturado y cobrado.

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3. Generación de soportes de cobro

Después de emparejar y validar la información:
    •    El sistema debe generar automáticamente:
    •    Un soporte general consolidado.
    •    Un soporte individual por cada cliente, en Excel, mostrando únicamente la información que le corresponde a cada uno.

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4. Facturación automática (enlazada por API)

Una vez generados los soportes:
    •    El sistema debe facturar automáticamente a cada cliente.
    •    La facturación no debe ser manual, sino que debe estar conectada por API al sistema de facturación que utilizamos.

A través de esta conexión:
    •    Se envían los datos del cliente y del soporte.
    •    Se genera la factura.
    •    Se obtienen automáticamente el pdf y el xml.

Después:
    •    El sistema debe enviar de forma automática por correo electrónico al cliente:
    •    PDF de la factura.
    •    XML de la factura.
    •    Soporte de cobro en Excel.

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5. Complementos de pago y estados de cuenta

Dentro del sistema:
    •    Se deben poder generar complementos de pago, también usando la conexión por API.
    •    Cada cliente debe contar con un estado de cuenta, donde pueda verse claramente:
    •    Facturas emitidas.
    •    Pagos realizados.
    •    Saldos pendientes.

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6. Listas de precios

El sistema debe permitir:
    •    Cargar y administrar listas de precios para las 13 empresas de mensajería con las que trabajamos.
    •    Ajustar precios de dos formas:
    •    Por porcentaje de incremento.
    •    Por precio fijo.

Estas listas deben poder relacionarse con clientes y servicios.

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7. Portal para clientes

Debe existir un acceso exclusivo para clientes donde puedan:
    •    Ingresar con usuario y contraseña.
    •    Consultar las guías que han utilizado.
    •    Descargar:
    •    Facturas en PDF.
    •    XML.
    •    Soportes de cobro en Excel.
    •    Consultar su estado de cuenta.

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8. Indicadores (KPIs)

El sistema debe generar reportes claros para evaluar el negocio, como:
    •    Mejores clientes.
    •    Peores clientes.
    •    Ventas del mes anterior vs mes actual.
    •    Cobros del mes anterior vs mes actual.
    •    Servicios más vendidos.

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9. Perfiles de usuario y permisos

El sistema debe manejar distintos perfiles de usuario, cada uno con accesos y permisos diferentes:
    •    Administrador general
    •    Acceso total al sistema.
    •    Configuración de precios, usuarios, reglas, reportes y facturación.
    •    Ejecutivo de cobranza
    •    Acceso a facturación, estados de cuenta, complementos de pago y seguimiento de cobros.
    •    Sin acceso a configuraciones generales.
    •    Vendedor
    •    Acceso únicamente a sus clientes.
    •    Visualización de ventas realizadas.
    •    Consulta de sus comisiones.
    •    Cliente
    •    Acceso solo a su información.
    •    Consulta de guías, facturas, soportes y estado de cuenta.

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10. Comisiones de vendedores

El sistema debe permitir:
    •    Asignar cada cliente a un vendedor específico.
    •    Calcular automáticamente la comisión que le corresponde a cada vendedor, con base en:
    •    Ventas facturadas.
    •    Cobros realizados (si aplica).
    •    Generar reportes donde se pueda ver:
    •    Ventas por vendedor.
    •    Comisión generada por periodo.
    •    Clientes activos por vendedor.