Desenvolver aplicação para gerenciar escritorio de prestação de serviços

Nosso negocio possui 7 serviços distintos.
1 busca de documento na italia, civil ou religioso, e envio para o brasil
2 apostilamento - é o envio deste documento que pegamos nos cartorios ou igrejas para as capitais das provincias para legalização. Seria como pegar um documento em Campinas e enviar para são paulo para essa legalização.
3 pesquisa genealogica
4 processo de cidadania via judicial
5 naturalização por matrimonio
6 vistos e permessos.

Preciso de uma ferramenta que me ajude:
- cadastros de clientes
- cadastros de municipios (endereço, telefone, email, contato etc).
- Cadastros de provincias (itália)
- cadastro de serviços que prestamos
- cadastros de prestadores de serviço.
- Contas a receber
- contas a pagar
ferramenta que gere através de templates
- proposta comercial
- contratos
- recibos
- questionarios (formularios)
- e -mails
ferramenta que gerencie as tarefas.
O objetivo é poder acompanhar o andamento de cada serviço,  (kanban do pipefy é um bom exemplo).

Há momentos do processo que preciso preencher formularios em sites consulares, como sou leigo, pergunto se é possível criar um script que faça isso automaticamente.
Somos um pequeno negocio e o grande problema é o numero de documentos como certidoes de nascimento, casamento, óbito, datas anteriores a 1900. Em alguns processos, são adicionados várias pessoas de uma mesma familia (tios, primos etc) que devem ser examinados minuciosamente e precisamos automatizar o máximo possivel para nos dedicar com mais zelo a esses exames.
Em suma, nosso serviço é essencialmente pegar informações, preencher requerimentos, formulários externos, enviar e-mails, controlar prazos. Não há calculos ou formulas complexas, apenas manipulaçao de infomações. O PRINCIPAL É A AUTOMATIZAÇÃO!!
peço desculpa pela falta de conhecimento. obrigado