Planilha Completa com Vba: Sistema de Gestão de Plantões e financeiro

1. Estrutura Geral da Planilha
1.1. Planilha: Escalas de Plantões
Objetivo: Gerenciar todas as escalas de plantões de forma clara e organizada, com visualização rápida e detalhada.

Campos e Detalhes:
Nome do Paciente
Nome da Cuidadora
Data do Plantão
Horário do Plantão (ex.: 08:00h às 20:00h)
Tipo do Plantão (12h diurno, 12h noturno, 24h diurno, 24h noturno)
Endereço do Paciente
Observações (campo livre para notas adicionais)
Status do Plantão (Concluído, Pendente, Cancelado)
Automatizações e Recursos:
Conflitos de Escala:

O sistema verifica automaticamente se uma cuidadora foi escalada para dois pacientes no mesmo horário.
Exibe um alerta visual (célula em vermelho).
Calendário Integrado:

Descrição: Mostra todos os plantões agendados em formato de calendário.
Cada célula do dia exibe:
Nome do Paciente
Nome da Cuidadora
Horário do Plantão
Plantões diferenciados por cores:
Azul: 12h Diurno
Verde: 12h Noturno
Amarelo: 24h Diurno
Laranja: 24h Noturno
Interatividade: Clique em um dia para ver os detalhes completos.
Relatório Semanal para Cuidadoras:

Geração Automática:
Relatório com os plantões programados na semana.
Inclui:
Nome do Paciente
Data e Horário do Plantão
Endereço do Paciente
Observações
Botão para exportar em PDF ou enviar por e-mail.
Campos Alimentados Manualmente:
Observações específicas
Confirmação do status do plantão.
1.2. Planilha: Controle de Pagamentos dos Pacientes
Objetivo: Registrar e acompanhar os pagamentos de plantões realizados para cada paciente.

Campos e Detalhes:
Nome do Paciente
Data do Plantão
Horário do Plantão
Valor Base do Plantão
Juros por Atraso (preenchido manualmente)
Valor Final do Plantão (calculado automaticamente: Valor Base + Juros)
Data de Vencimento do Boleto
Data de Pagamento (campo manual)
Status do Pagamento (Pendente, Pago, Atrasado)
Nota Fiscal Emitida? (Sim/Não)
Observações
Boleto Emitido e Enviado? (Sim/Não)
Automatizações e Recursos:
Cálculo Automático de Juros por Atraso:

Fórmula:
=se(hoje()>datavencimento; (valorbase*(taxadejuros/100)*(hoje()-datavencimento)); 0)
juros são preenchidos automaticamente, mas podem ser ajustados manualmente.
Relatórios Quinzenais/Mensais:

Lista de plantões realizados por paciente.
Pagamentos pendentes, atrasados ou quitados.
Soma total de juros acumulados.
Notificações:

Alertas visuais para pagamentos atrasados.
Notificação para emitir nota fiscal após o pagamento.
Geração de Relatórios Financeiros:

Exportar resumo em PDF com:
Plantões realizados
Valores pagos e pendentes
Juros por atraso
1.3. Planilha: Controle de Pagamentos das Cuidadoras
Objetivo: Acompanhar os valores a pagar às cuidadoras, incluindo descontos e despesas.

Campos e Detalhes:
Nome da Cuidadora
Data do Plantão
Valor Base do Plantão
Despesas Adicionais (Vale, Transporte, etc.)
Valor Final a Pagar (calculado automaticamente: Valor Base - Despesas)
Data do Pagamento (campo manual)
Status do Pagamento (Pendente, Pago)
Nota Fiscal Emitida? (Sim/Não)
Automatizações e Recursos:
Cálculo Automático de Despesas:

Fórmula:
=ValorBase - Despesas
O campo de despesas pode ser preenchido com valores como vale ou transporte.
Relatório de Pagamento às Cuidadoras:

Relatório semanal ou quinzenal para cuidadoras:
Total de plantões realizados.
Valores pagos e pendentes.
Detalhamento das despesas.
Notificações:

Notifica se a cuidadora não emitiu nota fiscal referente ao pagamento.
1.4. Planilha: Controle Financeiro da Empresa
Objetivo: Consolidar todas as receitas, despesas e lucros.

Campos e Detalhes:
Receita Total (somatório das cobranças dos pacientes)
Despesas Totais (pagamentos às cuidadoras, despesas gerais, etc.)
Lucro Líquido (calculado automaticamente)
Saldo Final (Receitas – Despesas)
Automatizações e Recursos:
Cálculo Automático do Saldo Final:
Fórmula:
=ReceitasTotais - DespesasTotais
Dashboard Resumo:
Plantões concluídos, pendentes e cancelados.
Receitas, despesas e lucro líquido.
Notificações importantes (pagamentos atrasados, notas fiscais pendentes).
1.5. Planilha: Divisão de Lucros
Objetivo: Gerenciar a divisão de lucros entre sócias e a empresa.

Campos e Detalhes:
Lucro Total
40% para Sócia 1
40% para Sócia 2
20% para Empresa
Valor Pago para Sócias (preenchido manualmente)
Valor Retido pela Empresa
Automatizações e Recursos:
Cálculo Automático da Divisão:
Fórmula:
Sócia 1: =LucroTotal*0.4
Sócia 2: =LucroTotal*0.4
Empresa: =LucroTotal*0.2
1.6. Dashboard Principal
Objetivo: Visão geral de todas as operações.

Total de plantões (concluídos, pendentes, cancelados).
Total de receitas, despesas e lucros.
Notificações de pendências:
Pagamentos atrasados.
Notas fiscais pendentes.
Conflitos de escala.
2. Recursos Específicos com VBA
Botões de Ação:

Registrar Pagamento de Pacientes.
Registrar Pagamento às Cuidadoras.
Atualizar Calendário.
Gerar Relatório de Plantões.
Gerar Relatório Financeiro.
Notificações e Alertas:

Pagamentos atrasados.
Plantões com conflitos de escala.
Notas fiscais pendentes.
Relatórios Exportáveis:

Relatórios de plantões semanais para cuidadoras.
Relatórios financeiros quinzenais/mensais.

Revisão Detalhada do Sistema em Excel VBA
1. Aspectos Revisados
Manual vs Automático:

Partes manuais estão bem definidas (ex.: Registro de pagamentos às sócias, lançamento de despesas adicionais das cuidadoras, preenchimento de observações, etc.).
Automatizações cobrem cálculos, alertas, notificações e geração de relatórios.
Calendário:

Está incluso com:
Detalhes do dia-a-dia de plantões.
Filtros para semanas, quinzenas ou meses.
Visualização por cores (diferentes tipos de plantões).
Acesso rápido a detalhes clicando nos dias do calendário.
Relatórios:

Relatórios para:
Cuidadoras (detalhes semanais/quinzenais com horários, endereços e status).
Financeiro (lucros, despesas, pagamentos).
Pacientes (quais plantões foram realizados, valores pagos/pendentes).
Opção de exportar PDFs para envio fácil.
Divisão de Lucros:

Configuração de 40%/40%/20% já contemplada.
Detalhamento do lucro para sócias e retenção da empresa.
Despesas Adicionais:

Inclui campos para "vale", transporte ou outros valores para cuidadoras.
Esses valores impactam no saldo final automaticamente.
Emissão de Nota Fiscal:

Está prevista:
Para pacientes: após o registro de pagamento.
Para cuidadoras: conferência manual se foi emitida.
Notificações sobre notas fiscais pendentes.
Alertas e Notificações:

Pagamentos atrasados.
Conflitos de escala.
Notas fiscais pendentes.
Plantões sem cuidadoras confirmadas.
Dashboard Geral:

Resumo financeiro.
Status de plantões (concluídos, pendentes, cancelados).
Alertas importantes.
2. Adicionando Mais Precisão:
Após revisar todas as suas conversas, identifiquei que alguns pontos podem ser melhor explicados ou refinados. Aqui estão os ajustes e complementos sugeridos:

2.1. Relatório Detalhado de Plantões
Para as cuidadoras, incluir:

Horários e endereços detalhados.
Opção de adicionar observações personalizadas (campo manual).
Filtros para dias da semana e status do plantão.
Relatório quinzenal/mensal para pacientes:

Total de plantões realizados.
Horários detalhados.
Valores pagos/pedentes.
Juros aplicados.
2.2. Visualização Financeira
Adicionar campos na dashboard para:

Receitas separadas por tipo de plantão (ex.: 12h diurno, 12h noturno, etc.).
Comparativo entre receitas e despesas no período.
Relatório de lucros por período:

Comparar quinzenas/mês para identificar sazonalidades.
2.3. Controle de Pendências
Calendário deve incluir:

Filtro para plantões pendentes (ex.: Aguardando cuidadoras confirmarem presença).
Destaques visuais para plantões cancelados ou alterados.
Controle de notas fiscais:

Resumo na dashboard com:
Quantidade de notas pendentes (pacientes e cuidadoras).
Alerta para notas atrasadas.
3. Pontos Manuais Confirmados
Pagamento Quinzenal às Sócias:

O registro será feito manualmente.
A planilha apenas calculará o valor proporcional de 40% para cada sócia e 20% para a empresa.
Juros por Atraso:

Apesar de haver cálculo automático, o campo de juros pode ser ajustado manualmente.
Despesas Adicionais das Cuidadoras:

Será preenchido manualmente (ex.: Vales, transporte, descontos).
Observações nos Relatórios:

Adicionar manualmente notas específicas para cuidadoras ou pacientes.
4. Reforçando Automatizações
4.1. Fórmulas Relevantes
Aqui estão algumas fórmulas que serão utilizadas no Excel:

Juros por Atraso (Pacientes):
=se(hoje()>datavencimento; (valorbase*(taxadejuros/100)*(hoje()-datavencimento)); 0)

valor final (pacientes):
=valorbase + juros

valor final (cuidadoras):
=valorbase - despesasadicionais

saldo da empresa:
=receitastotais - despesastotais

divisão de lucros:

sócia 1: =lucrototal*0.4
Sócia 2: =LucroTotal*0.4
Empresa: =LucroTotal*0.2
4.2. Recursos com VBA
Botões de Ação:

Atualizar Calendário.
Gerar Relatório de Plantões.
Gerar Relatório Financeiro.
Registrar Pagamento (Pacientes ou Cuidadoras).
Emitir Notas Fiscais.
Automatizações Adicionais:

Alteração de status (ex.: De "pendente" para "pago").
Geração de relatórios PDF diretamente pela interface.
Notificações e alertas.
5. Conclusão Final
Campos Chave Reforçados
Escalas de Plantões: Nome do paciente, cuidadora, horário, endereço, status.
Financeiro: Receitas, despesas, lucros, divisão para sócias.
Calendário: Visualização por cores, filtro por período, conflitos de escala.
Notas Fiscais: Controle para pacientes e cuidadoras.
Relatórios: Semanais, quinzenais e mensais para todos os envolvidos.
Manuais vs Automáticos
O manual será limitado às partes específicas (despesas adicionais, observações, registro manual de pagamentos).
O restante será automatizado para facilitar a operação e evitar erros.

Calendário - Estrutura Geral
Formato Visual do Calendário:
Grade mensal com os dias do mês (ex.: Uma tabela de 7 colunas para os dias da semana e até 6 linhas para cobrir o mês inteiro).
Visualização semanal detalhada, com horários distribuídos em colunas (uma coluna para cada dia da semana, linhas para os horários).
Destaques por cores para facilitar a identificação:
Plantões diurnos: cor clara (ex.: Azul).
Plantões noturnos: cor escura (ex.: Roxo).
Plantões pendentes (sem cuidadora confirmada): cor de alerta (ex.: Vermelho ou laranja).
Feriados ou plantões extras: cor específica (ex.: Amarelo).
Resumos clicáveis: Em cada dia da grade mensal, você poderá clicar para abrir uma lista detalhada dos plantões programados (com nome do paciente, cuidadora, horário e status).
Campos a Exibir no Calendário
Para cada plantão agendado, o calendário mostrará os seguintes detalhes:

Nome do paciente: (ex.: “Sr. João”).
Nome da cuidadora alocada: (ex.: “Maria” ou “Sem cuidadora definida”).
Horário do plantão: (ex.: “08:00h às 20:00h”).
Tipo do plantão: (12h diurno, 12h noturno, 24h).
Status: (Confirmado, Pendente, Cancelado).
Endereço: (visível ao clicar no plantão específico).
Funcionalidades do Calendário
Filtros para Visualização Personalizada:

Por período:
Dia específico.
Semana inteira.
Mês completo.
Por paciente: Visualizar todos os plantões de um paciente específico no período selecionado.
Por cuidadora: Ver apenas os plantões atribuídos a uma cuidadora específica.
Por status: Filtrar por pendentes, confirmados ou cancelados.
Por tipo de plantão: Ver apenas diurnos, noturnos ou extras.
Notificações no Calendário:

Conflitos de escala: Exibe em destaque qualquer sobreposição de plantões para uma mesma cuidadora ou paciente.
Plantões sem cuidadoras alocadas: Destaca em vermelho os plantões pendentes.
Atrasos ou problemas: Exibe um ícone de alerta (ex.: “!”) Para plantões cancelados ou com atrasos.
Resumo Diário/Semanal:

Cada dia ou semana poderá ter um resumo visual no topo, indicando:
Quantidade total de plantões.
Total de horas programadas.
Status geral (ex.: 5 confirmados, 2 pendentes, 1 cancelado).
Valor financeiro estimado (receitas do dia/semana).
Acesso Rápido aos Detalhes
Clicando em um dia específico:

Abre um pop-up ou nova guia com os detalhes completos de cada plantão programado para aquele dia:
Nome do paciente.
Cuidadora alocada.
Horário exato.
Endereço completo.
Observações adicionais.
Status do plantão.
Opção de Atualizar Status Direto no Calendário:

Clique em um plantão para alterar o status diretamente (ex.: “Pendente” → “confirmado”).
Notificação automática ao atualizar.
Automatizações com VBA no Calendário
Preenchimento Automático:

O calendário será preenchido automaticamente com base nos dados das escalas de plantão.
Ajustes manuais podem ser feitos para plantões extras ou alterações.
Sincronização com Escalas e Relatórios:

Alterações no calendário (ex.: Troca de cuidadoras ou mudança de horário) atualizam automaticamente:
Escalas detalhadas.
Relatórios financeiros.
Relatórios para pacientes e cuidadoras.
Notificações Automáticas:

Destaca dias com plantões pendentes ou conflitos.
Gera alertas quando plantões são adicionados sem cuidadoras confirmadas.
Relatório Integrado:

Um botão no calendário permite gerar relatórios diários ou semanais de todos os plantões do período (em formato PDF ou Excel), prontos para envio.
Benefícios do Calendário
Visualização Rápida: Todas as informações importantes em um único local.
Organização Simplificada: Filtragem e categorização para facilitar o acesso.
Sincronização Completa: Qualquer alteração reflete em todos os módulos da planilha.
Planejamento Antecipado: Identificação de conflitos ou pendências antes de causarem problemas.

1. Sistema de Alerta e Notificação Personalizada
Atrasos ou Pendências:
Se um plantão está próximo (ex.: 1 ou 2 dias antes) e ainda não foi confirmado ou alocado, exibir um alerta automático no início do calendário ou uma aba dedicada.
Datas importantes:
Adicionar lembretes para prazos de envio de boletos, pagamentos de cuidadoras, ou emissão de notas fiscais.
2. Relatórios Avançados
Indicadores Visuais:
Gráficos na dashboard mostrando:
Percentual de plantões confirmados, pendentes e cancelados.
Distribuição de horas trabalhadas por cuidadora.
Valores cobrados e recebidos no período.
Relatórios por Tipo de Plantão:
Quantos plantões foram diurnos, noturnos e extras no mês.
Resumo de Desempenho:
Relatório de quais cuidadoras mais trabalharam no período e pacientes mais atendidos.
3. Integração para Automação de Algumas Partes
Embora você deseje realizar algumas partes manualmente (como lançamentos de pagamentos), pode ser útil facilitar integrações futuras:

Exportação para PDF: Criar um botão para salvar os relatórios, escalas ou resumos como PDF automaticamente.
Sincronização com Email: Botão para enviar a escala semanal ou os boletos diretamente por e-mail para cuidadoras e pacientes.
4. Calendário - Visualização Avançada
Além do que já detalhamos:

Filtro por período personalizado:
Adicionar filtros para exibir períodos customizados, como "últimos 15 dias" ou "próximas 2 semanas".
Resumo mensal na dashboard:
Mostrar ao lado do calendário uma contagem de plantões já realizados no mês (ex.: "80 plantões de 100 agendados").
Plantões cruzados:
Exibir no calendário visualmente (ex.: Um ícone) quando uma cuidadora já está em outro plantão no mesmo horário.
5. Controles de Qualidade
Avaliação das Cuidadoras:
Adicionar espaço no relatório para incluir comentários ou feedbacks sobre o desempenho de cada cuidadora após os plantões.
Um ranking ou pontuação baseado nas avaliações ao longo do mês.
6. Controle de Despesas e Lucro
Além das informações já discutidas:

Planejamento Anual:
Criar um espaço para lançar despesas fixas e variáveis previstas para os próximos meses, ajudando no controle do fluxo de caixa.
Detalhamento do Lucro:
Adicionar uma aba que calcule:
Lucro líquido mensal: (Receita - Despesas - Repasse para sócias).
Projeção de crescimento com base nos meses anteriores.
7. Gestão de Pacientes e Cuidadoras
Histórico de Plantões:
Criar uma aba onde seja possível consultar o histórico completo:
Quais cuidadoras atenderam cada paciente em períodos anteriores.
Total de horas e valores já pagos para cada cuidadora.
Arquivos anexos:
Espaço para associar documentos importantes (ex.: Contratos, laudos médicos) a cada paciente ou cuidadora.
8. Controle de Plantões Extras
Criar um sistema de marcação diferenciada para plantões extras (ex.: Com cor ou ícone especial no calendário).
Adicionar uma aba para acompanhamento específico de plantões extras:
Nome do paciente e cuidadora.
Valor cobrado e repassado.
Horário e tipo (diurno ou noturno).
9. Flexibilidade de Ajuste
Criar botões ou menus dropdown no Excel para facilitar ajustes rápidos:
Troca de cuidadora: Alterar diretamente na escala ou calendário.
Mudança de horário do plantão: Ajustar horários sem precisar apagar e refazer.
Reajuste de valores por paciente: Alterar o valor do plantão por paciente diretamente.
10. Segurança e Controle de Acesso
Proteção de dados:
Configurar níveis de acesso no VBA para proteger informações sensíveis (ex.: Financeiro ou contratos).
Backup Automático:
Criar um botão para salvar automaticamente uma cópia da planilha em outro local ou com data no nome do arquivo.
11. Personalização para o Seu Uso
Espaço para Observações:
Em cada plantão ou paciente, ter um campo para incluir notas como:
Preferências do paciente.
Observações importantes do plantão.
Customização de Relatórios:
Permitir que você escolha quais informações incluir nos relatórios antes de gerar (ex.: Só o financeiro, ou só plantões pendentes).