Asistente administrativo Perform

El Asistente Administrativo de 10-20 horas semanales será responsable de mantener el orden operativo y documental, garantizando que los procesos internos funcionen sin fricciones y que el equipo tenga el soporte de administración necesario para operar eficientemente.

1.    Garantizar la operación administrativa ordenada, evitando quiebres operativos y apoyando ejecución diaria de procesos clave.
2.    Controlar y consolidar documentación de facturación y cobranza requerida por el equipo comercial y contabilidad.
3.    Coordinar pagos y relaciones con proveedores administrativos, garantizando cumplimiento de tiempos y procesos.
4.    Resolver incidencias administrativas frecuentes, aplicando criterio operativo y escalando solo lo atípico.


2.- PERFIL Y DESCRIPCIÓN del puesto

especificaciones del puesto:

educación o nivel académico:    administración, ingeniería industrial, negocios o afín
experiencia:    3+ años en funciones administrativas en empresas b2b o servicios. Familiaridad con procesos de facturación y cobranza.
2+ años asistiendo nivel gerencial o directivo
Experiencia coordinando documentación y control de proveedores.


(Deseable) Experiencia documentando procesos o estándares administrativos.
Reportes directos:     NA
Nivel de viaje:    Homeoffice - 0%.
Competencias:    
Genéricas:

1.    Orientación a resultados y logro de objetivos.
2.    Comunicación ejecutiva
3.    Planear, organizar y seguimiento (Autonomía con criterio)
4.    Análisis, resolución de problemas y pensamiento sistémico

Técnicas:

1.    Manejo de sistemas administrativos (Office Excel, ERP contable).
2.    Control de facturación y conciliación básica.
3.    Gestión documental.
4.    Coordinación de pagos y proveedores.
5.    Reportes operativos.


Funciones y Responsabilidades:

Propósito 1: Garantizar la operación administrativa ordenada
Funciones principales:
1.    Organizar y mantener actualizados los archivos administrativos físicos y digitales.
2.    Asegurar el cumplimiento oportuno de tareas administrativas recurrentes (fechas, entregables, controles).
3.    Dar seguimiento a solicitudes administrativas internas hasta su cierre.
4.    Detectar desviaciones operativas básicas y corregirlas dentro de su ámbito de responsabilidad.
5.    Mantener orden y consistencia en formatos, registros y documentos administrativos.

Propósito 2: Controlar y consolidar documentación de facturación y cobranza
Funciones principales:
1.    Recopilar, validar y organizar documentación necesaria para facturación a clientes.
2.    Dar seguimiento administrativo a facturas emitidas, pagos recibidos y pendientes.
3.    Mantener control básico de estatus de cobranza y fechas comprometidas.
4.    Coordinar información y entregables administrativos con el contador externo.
5.    Reportar oportunamente incidencias o retrasos que requieran atención de dirección.

Propósito 3: Coordinar pagos y relaciones con proveedores administrativos
Funciones principales:
1.    Administrar el control de proveedores administrativos y sus datos.
2.    Dar seguimiento a facturas de proveedores y fechas de pago acordadas.
3.    Verificar que los servicios o entregables administrativos correspondan a lo contratado.
4.    Coordinar renovaciones, contratos simples y documentación relacionada con proveedores.
5.    Resolver incidencias administrativas comunes con proveedores dentro de lineamientos definidos.

Propósito 4: Resolver incidencias administrativas frecuentes
Funciones principales:
1.    Atender y resolver problemas administrativos recurrentes sin escalar innecesariamente.
2.    Aplicar criterio operativo para priorizar solicitudes y urgencias administrativas.
3.    Documentar incidencias relevantes y su resolución para evitar recurrencia.
4.    Escalar únicamente situaciones fuera de su marco de decisión o con impacto mayor.
5.    Proponer ajustes prácticos a procesos administrativos para mejorar eficiencia y control.



Idioma:  Inglés    A2-B1 (básico- intermedio)

Software y/o paquetes computacionales requeridos
Nivel Avanzado
MS Office            x