Crm para 2 Locales de uñas

Resumen
Desarrollar un sistema basado en HubSpot y WhatsApp Business API para dos salones de uñas , automatizando reservas, pagos, gestión de clientes, campañas de marketing, inventario y análisis.

Tareas
1. Configuración de HubSpot CRM

Descripción: Configurar CRM para gestión de clientes y manicuristas.
Tareas:
Crear base de datos de clientes: Campos para nombre, teléfono, cumpleaños, preferencias (ej., “Francesa, azul”), historial (ej., “01/07/2025, Francesa blanco/verde”), etiquetas (ej., “Frecuente”, “Inactivo”).
Configurar perfiles de manicuristas (5), sincronizar calendarios de Google, asignar a un salón específico (ej., María a Salon 2) con opción de reasignación manual.
Habilitar gestión multisalón: Centralizar reservas de Salon 1 y Salon 2
Configurar acceso a la app móvil de HubSpot para manicuristas y asesores.

2. Reservas por WhatsApp con Menús Interactivos

Descripción: Crear un sistema de reservas 24/7 con menús de opciones en WhatsApp.
Tareas:
Registrar número con WhatsApp Business API
Crear flujo de menús interactivos:
Cliente saluda, el bot toma sus datos ¿Cuál es tu nombre preferido? ej maria ¿Cuál es tu apelldio? ¿Cuál es tu identificación? ¿Cuándo es tu cumpleaños?
Después despliega los menús para agendar cita
Respuesta: “Elige salón: 1) Salon 1 , 2) Salón 2 "
Selecciona manicurista: “1) María, 2) Ana 3)Cualquiera”
Selecciona horario: “1) 2 pm, 2) 3 pm, etc.”
Selecciona producto: “1) Francesa (30 BOB), 2) Brillo (40 BOB), etc.”
Confirmación: “Cita reservada para 02/07/2025, 2 pm, upsa con maría. Diseño Francesa.”

¿Deseas pagar ahora? Obtendrás un 10% de descuento si pagas ahora
Selecciona 1)Si, pagar ahora (se genera un qr dinámico 2) No, pagaré en el local

Guardar reserva en HubSpot, vinculada al registro del cliente.
Programar manejo de errores (ej., “Opción inválida, intenta de nuevo”).

3. Reservas para Clientes Presenciales (Walk-Ins)

Descripción: Permitir a asesores reservar citas para clientes presenciales.
Tareas:
Crear formulario/panel en HubSpot para ingresar datos de walk-ins (Crear registro de nuevo cliente: nombre, teléfono, cumpleaños) (Crear cita para clientes existentes: horario, producto).
Sincronizar con calendarios de manicuristas, actualizando disponibilidad.

4. Catálogo Digital de Productos

Descripción: Crear catálogo de servicios para WhatsApp y panel.
Tareas:
Construir catálogo en HubSpot: 10-15 diseños (básicos a $, modernos a $$, premium a $$$)
Integrar con menús de WhatsApp: Clientes seleccionan diseños (ej., “1 para Francesa”).
Permitir a asesores mostrar catálogo vía app de HubSpot.
Habilitar actualizaciones mensuales vía panel de HubSpot.

5. Flujos de Trabajo para Manicuristas

Descripción: Automatizar calendarios, perfiles de clientes y registro de servicios.
Tareas:
Sincronizar citas con calendarios de manicuristas.
Enviar perfiles de clientes vía app de HubSpot (ej., “Ana, prefiere azul, última Francesa blanco/verde”).
Crear formulario para registrar servicios (ej., “Francesa, esmalte principal azul y secundario blanco”).
Rastrear desempeño (clientes atendidos, ingresos, puntuaciones).

6. Pagos por WhatsApp con Códigos QR Dinámicos

Descripción: Habilitar pagos con opción de descuento del 10% por pago inmediato.
Tareas:
Integrar con API bancaria (ej., Banco Unión, Payme) para códigos QR dinámicos.
Agregar paso previo: “¿Desea 10% de descuento pagando ahora [$-10%] o pagar en salón [$] ?
1) Pagar ahora, 2) En salón.”
Generar QR solo si selecciona “1) Pagar ahora”.
Registrar pagos en HubSpot, vinculados al cliente.

7. Gestión de Inventario

Descripción: Rastrear stock, reducir según uso, prevenir robos.
Tareas:
Crear objeto personalizado en HubSpot o integrar Zoho Inventory.
Configurar campos: “Esmalte Azul: 10 frascos, 50ml c/u.”
Reducir stock (ej., 5ml esmalte azul) al registrar servicio.
Permitir agregar stock manualmente, configurar alertas de stock bajo (<10ml).

8. Campañas de Marketing

Descripción: Automatizar ofertas de descuento para clientes inactivos o sin reserva.
Tareas:
Flujo 1: Si cliente consulta pero no reserva en 3 días, enviar oferta: “¡Reserva ahora y obtén 20% de descuento en tu próxima cita! Selecciona: 1) Reservar, 2) Ignorar.”
Flujo 2: Si cliente inactivo por 3 semanas, enviar oferta: “¡Te extrañamos! 20% de descuento en tu próxima cita. Selecciona: 1) Reservar, 2) Ignorar.”
Aplicar 20% de descuento al QR dinámico si reservan.
Registrar respuestas en HubSpot (ej., “Aceptó oferta 20%”).

9. Recordatorios y Seguimientos Automatizados

Descripción: Reducir ausencias y fomentar re-reservas.
Tareas:
Enviar recordatorio por WhatsApp 24 horas antes: “Cita 02/07/2025, 2 PM, Salon 1.
1) Confirmar 2) cancelar (si no ha pagado todavía), 3) reprogramar "
Permitir cancelación/reprogramación vía menús.

10. Recopilación de Feedback

Descripción: Recolectar valoraciones, ofrecer descuentos por mal servicio.
Tareas:
Agregar prompt de feedback en seguimiento: “Cómo estuvo tu servicio?: 1) Malo 2) Regular 3) Excelente”
Si la valoración es mala, "Queremos darte el mejor servicio, cuéntanos qué estuvo mal y obtén 50% off en tu siguiente servicio"
Una vez que el cliente de su feedback, cargar el descuento a su perfil y dar la opción de agendar. Incluir el descuento para el pago por qr en whatsapp o en salon.

11. Programa de Lealtad

Descripción: Recompensar clientes frecuentes.
Tareas:
Agregar campo “Conteo de Visitas” en HubSpot.
Flujo: Enviar constantamente el progreso para la visita gratis, adicional a la valoración. "Esta es tu visita número #, alcanza 5 visitas para obtener una visita gratis"
Tras 5 visitas, enviar oferta por WhatsApp: “¡Quinta manicura gratis! Selecciona: 1) Reservar, 2) Ignorar.”

12. Panel de Analíticas

Descripción: Rastrear métricas de desempeño.
Tareas:
Crear panel en HubSpot: Reservas , ingresos , diseños populares, uso de inventario, desempeño de manicuristas.

13. Capacitación y Documentación

Descripción: Garantizar adopción del sistema.
Tareas:
Crear guía en PDF: Uso de menús de WhatsApp, registro de servicios, revisión de inventario.

El manicurista debe ser capaz de dar información sobre el trabajo que acaba de realizar al CRM, ejemplo hice un diseño francés con color blanco y azul, esta información se debe almacenar y cruzar con una base de inventario, lo que me permite estimar el desgaste esperado del inventario. Adicionalmente, necesito un flujo que me permita agregar ítems al inventario.
Finalmente, no todos los clientes agendarán por WhatsApp, necesito una opción para que los walk ins puedan agendar una cita en ese momento con la recepcionista, por lo que de debe crear un flujo similar para que la recepcionista capture la misma información del cliente y lo registre ejemplo nombre, número de identificación, teléfono; y finalmente agende la cita.
Usaremos un catálogo de productos, ejemplo manicura simple, manicura permanente, pedicura, etc. Este catálogo debe estar integrado en el flujo de modo que el cliente tenga claridad desde el momento en que agenda su cita sobre el costo del servicio, a tal punto que se pueda generar el qr dinámico y el cliente pueda pagar por su servicio desde el chat de WhatsApp antes de ir al salón.
Actualmente no tengo nada de esto y los procesos son manuales, por lo que comenzaríamos desde 0. Lo que busco ahora es darle automatización y viabilidad a este salón de uñas, en el futuro se agregarán más flujos o se modificarán los actuales ejemplo cuando se aperturen más sucursales.
Quedo atento a tus comentarios, que te parece el proyecto?