Secretária Executiva / Assistente Virtual

📌 Cargo: Secretária Executiva | Assistente Virtual
📌 Modalidade: Remoto | 6 horas diárias
📌 Categoria: Suporte Administrativo
📌 Disponibilidade: Projeto com possibilidade de continuidade

Estamos em busca de uma Secretária Executiva / Assistente Virtual altamente organizada, comunicativa e proativa para integrar nosso time. A profissional será responsável pelo gerenciamento de agenda, suporte administrativo, logística de viagens e atendimento a demandas estratégicas, garantindo o alinhamento e eficiência das operações.

A posição exige habilidades excepcionais de comunicação, organização e gestão de tempo, já que envolverá o acompanhamento de compromissos, coordenação de eventos e suporte a reuniões e palestras.

📌 Importante: Atualmente, nosso podcast está suspenso, mas pretendemos retomar em breve. Quando isso ocorrer, a profissional também terá um papel essencial na gestão de agendas e contato com convidados para as gravações.

Se você tem experiência em funções administrativas e busca um ambiente dinâmico para aplicar suas habilidades, essa oportunidade é para você!

Principais Responsabilidades
✅ Gestão de Agenda e Compromissos

Planejar, organizar e atualizar a agenda profissional.
Garantir que reuniões, palestras e compromissos sejam agendados de forma estratégica.
Enviar lembretes e confirmar presenças para eventos e reuniões.
Bloquear horários e evitar conflitos na agenda.
✅ Suporte à Logística de Viagens e Eventos

Reservar passagens aéreas e hospedagens.
Realizar check-ins de voos e hotéis.
Organizar transporte e deslocamentos.
Monitorar possíveis alterações em voos e estadias para soluções rápidas.
✅ Atendimento e Follow-up de Solicitações

Gerenciar e-mails e responder demandas de palestras, mentorias e reuniões.
Acompanhar contratos e documentações de palestras e eventos.
Realizar follow-ups para garantir alinhamento e fechamento de solicitações.
✅ Ativação e Acompanhamento de Mentorados

Manter contato regular com mentorados, enviando lembretes e organizando reuniões.
Monitorar o progresso de metas e oferecer suporte sempre que necessário.
✅ Comunicação e Relacionamento

Atuar como ponto de contato para clientes, parceiros e fornecedores.
Garantir comunicação ágil e profissional por e-mail, WhatsApp e outras plataformas.
✅ (Futuro) Gestão de Podcasts
(Quando retomarmos o podcast, essas atividades serão incluídas na rotina do cargo)

Identificar e contatar possíveis convidados para entrevistas.
Coordenar a agenda de gravações.
Garantir toda a preparação necessária para os episódios.

Requisitos e Qualificações
🔹 Excelente comunicação verbal e escrita (clara, objetiva e profissional).
🔹 Organização e atenção aos detalhes para gerenciar múltiplas tarefas com precisão.
🔹 Capacidade de solucionar problemas e agir proativamente.
🔹 Habilidade para trabalhar de forma autônoma, com alto nível de responsabilidade.
🔹 Domínio de ferramentas digitais: Google Calendar, Gmail, Trello, Notion, Zoom e WhatsApp Business.
🔹 Experiência em funções administrativas, secretariado executivo ou assistente virtual será um diferencial.
🔹 Facilidade para lidar com clientes e parceiros, transmitindo profissionalismo e cordialidade.

Diferenciais (não obrigatórios, mas valorizados)
✨ Experiência com gestão de eventos e logística de viagens.
✨ Experiência prévia com agendamento e coordenação de podcasts.
✨ Conhecimento em ferramentas de CRM e automação de e-mails.