Sobre este projeto
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Aberto
Estamos buscando uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para atuar em regime de home office, oferecendo suporte administrativo e estratégico abrangente à nossa liderança. O profissional será responsável por uma série de funções essenciais para a eficiência operacional e a comunicação interna e externa.
As principais responsabilidades incluem:
Gestão de Agenda e Compromissos: Organizar e gerenciar a agenda do executivo/direção, incluindo reuniões, prazos e eventos. Isso envolve confirmar, reagendar e enviar lembretes de compromissos por meios digitais, além de garantir a compatibilidade de fusos horários e plataformas de videoconferência.
Comunicação Institucional: Redigir, revisar e enviar e-mails profissionais, atuando como ponto de contato principal entre a liderança e as equipes internas, bem como terceiros. Será fundamental filtrar demandas recebidas, priorizando-as e encaminhando-as conforme a relevância.
Suporte a Reuniões Online: Agendar e coordenar reuniões em plataformas digitais como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Preparar pautas, apresentações e outros materiais de apoio, além de elaborar atas digitais, registrar decisões e distribuir follow-ups.
Gestão Documental e Organizacional: Elaborar, formatar e organizar documentos, contratos e relatórios importantes. Manter arquivos digitais organizados em plataformas de nuvem (ex: Google Drive, OneDrive), assegurando o controle de versionamento e o fácil acesso para a equipe.
Controle Administrativo-Financeiro: Apoiar na preparação de relatórios de despesas, processamento de pagamentos e reembolsos. Quando aplicável, emitir notas e acompanhar prazos de cobranças, além de monitorar indicadores administrativos.
Suporte Estratégico: Preparar resumos executivos, relatórios de acompanhamento e realizar pesquisas para subsidiar a tomada de decisões da gestão. Auxiliar na criação de apresentações estratégicas utilizando ferramentas como PowerPoint ou Canva.
Gestão de Informações e Confidencialidade: Tratar dados e comunicações com o mais alto nível de sigilo. Controlar acessos a documentos sensíveis e garantir a segurança no ambiente digital, incluindo o uso adequado de senhas e autenticação.
Relacionamento Externo: Manter contato remoto com clientes, fornecedores e parceiros, agendando reuniões virtuais e cultivando um relacionamento cordial e formal. Apoiar na organização e execução de eventos online, como webinars e workshops.
Buscamos um profissional com excelente comunicação, organização, atenção aos detalhes e proficiência em ferramentas digitais de colaboração e produtividade.
Categoria Suporte Administrativo
Subcategoria Assistente virtual
Tamanho do projeto Grande
Prazo de Entrega: Não estabelecido
Habilidades necessárias